Endlich selbstständig – Welche Software brauche ich?

Nachdem der Schritt in die Selbstständigkeit gewagt ist kommen auf die Unternehmerin verschiedene Aufgaben zu. Zu einer dieser Aufgaben gehört die Frage „Welche Software brauche ich für mein StartUp?“. Der folgende Artikel gibt eine kurze Übersicht auf einige Standardprogramme, die in vielen Unternehmen eingesetzt werden.

Standardprogramme

Auf fast allen PCs und Laptops sind Standardprogramme vorinstalliert, die dem Anwender zur Verfügung stehen. Dazu gehören z.B. die Microsoft Office-Programme. Diese beinhalten Programme zur Textverarbeitung, zur Tabellenkalkulation oder zur Präsentation. Die Programme können für unterschiedliche Zwecke verwendet werden.

Textverarbeitung
Geschäftsbriefe schreiben, Notizen, Rechnungen, Angebote und Lieferscheine erstellen. Wer den täglichen Geschäftsverkehr meistern möchte sollte auf Standardprogramme nicht verzichten und die Grundfunktionen kennen. Mit etwas Übung können auch Anfänger Rechnungen in Word schreiben. Wer allerdings keine Kenntnisse hat, sollte sich zuerst mit den Grundfunktionen vertraut machen.

Tabellenkalkulation
Auch Tabellenkalkulationsprogramme sind nützliche Helfer, wenn es um die Darstellung übersichtlicher Inhalte in Tabellenform oder als Grafik geht. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm können sehr unterschiedliche Aufgabenstellungen abgedeckt werden, z.B.:

• Auswertungen, Rechnungen, Tabellen
• Übersichten, Grafiken
• Erstellung einer Einnahmen- und Ausgabenübersicht
• Führung von Tabellen für Mitarbeiterstunden

Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Fast alles kann mit einer Tabellenkalkulation dargestellt werden. Der einzige Nachteil ist: Die Tabellen und Übersichten müssen eigenständig erstellt werden, da es keine Vorlagen gibt. Daher sind auch hier mindestens Grundkenntnisse der Anwendung von Formeln und Funktionen erforderlich.

Präsentationsprogramme
Wer sein Unternehmen repräsentieren möchte, sollte sich mit der Funktion eines Präsentationsprogrammes vertraut machen. Gerade als Gründer wird man nicht daran vorbei kommen, die ein oder andere Präsentation zu erstellen, z.B. um einen Geschäftspartner zu überzeugen. Mit einer grafisch aufbereiteten und übersichtlichen Präsentation fällt es leichter zu überzeugen.

Buchhaltungsprogramme für Selbständige

EÜR
Wer selbstständig ist, wird unweigerlich auch die Buchhaltung erledigen müssen. Wer dafür nicht den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro bemühen möchte, kann die Buchhaltung auch selber machen. Wenn Sie Kleinunternehmerin sind, also Ihre Jahresumsätze 17.500 € nicht übersteigen, reicht dem Finanzamt eine einfache Einnahmeüberschussrechnung aus. D.h. Sie müssen alle angefallenen Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und am Jahresende an das Finanzamt übermitteln. Das können Sie entweder mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erledigen oder alternativ eine spezielle EÜR-Software benutzen.

Finanzbuchhaltung
Wenn die Kleinunternehmerregelung keine Anwendung findet, muss der Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich, also doppelte Buchführung mit Bilanzierung und Gewinn-/Verlustrechnung ermittelt werden. Spätestens ab diesem Punkt kann auf eine Buchhaltungssoftware nicht mehr verzichtet werden. Die Buchführungssoftware dient dazu, alle Geschäftsvorfälle, z.B. den Kauf von Waren, zu erfassen und am Ende des Jahres den Gewinn oder Verlust zu ermitteln und eine Bilanz zu erstellen. Diese Daten benötigt zum einen das Finanzamt, um die Steuerlast zu berechnen und zum anderen das Unternehmen, um die Geschäftsentwicklung beobachten zu können.

Rechnungsschreibung (Faktura)
Eine Software für die Erstellung von Rechnungen (Fakturierung) erleichtert den Unternehmensalltag. Gerade wenn man viele Rechnungen schreiben muss, ist das auf die Dauer mit einem Textverarbeitungsprogramm umständlich. Auch deshalb, weil die einzelnen Rechnungen nur einzeln abgelegt werden können. In einer Rechnungssoftware werden Kunden angelegt und diesen die Aufträge und Rechnungen automatisch zugeordnet. Außerdem haben viele Programme bereits eine Produktverwaltung oder eine kleine Warenwirtschaft integriert. So können neue Kundenaufträge schnell und unkompliziert angelegt werden.

CRM
Das Customer Relationship Management (kurz CRM) bildet die Beziehungen des Unternehmens zu seinen Kunden ab und kann als Kontakt- und Vertriebsmanagementsystem angesehen werden. Die Software erfasst also sämtliche Kundendaten, ebenso wie Prozesse (Telefonate, Emails, Aufträge, etc.), die zwischen dem Unternehmen und den Kunden ablaufen. CRM-Software ist meistens für Unternehmen interessant, die ein Vertriebsteam organisieren müssen oder umfangreiche Daten über Ihre Kunden speichern möchten.

Verkaufsabwicklungssysteme/Warenwirtschaft
Für kleine Unternehmen, die Produkte im Internet verkaufen reichen meistens sog. Verkaufsabwicklungssysteme aus. Mit diesen Systemen kann der Gesamte Verkaufs- und Versandprozess erledigt werden. Es gibt z.B. Schnittstellen zum Onlinebanking, dem Versanddienstleister und natürlich auch zum Onlineshop. Wenn Sie ein Handelsunternehmen betreiben, Waren produzieren und im größeren Umfang mit Waren handeln kann zur Unterstützung ein Warenwirtschaftssystem eingesetzt werden. Mit diesen Systemen ist es u.a. möglich alle Warenbewegungen sowie Warenzugänge und Warenabgänge zu protokollieren.

Sonstige Software
Es gibt weitere Softwareprogramme, die die Arbeit erleichtern können, wie z.B.:

• Projektmanagementsoftware
• Lohnbuchhaltungssoftware
• Zeiterfassungssoftware
• Software für das Mahnwesen
• …

Die Liste kann beliebig weitergeführt werden, was allerdings den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde.

Fazit
Sinnvoll und im Grunde unvermeidbar im Geschäftsalltag ist der Einsatz von Standard Office-Programmen und, je nach Unternehmensgröße, der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Alle anderen Softwarelösungen machen die Arbeitsabläufe effizienter. Die Entscheidung über den Einsatz einer Software sollte aber grundsätzlich gut überlegt sein und mit einem Blick auf die Anforderungen des Unternehmens gafällt werden.

Dieser Fachbeitrag wurde von Scopevisio zur Verfügung gestellt.

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